Por: Lcdo. Juan Felipe Santos, Socio Administrador de Jackson Lewis LLC.

Coordinador de Asuntos de Gobierno y Legales, Junta de Directores-SHRM-PR

SECRETARIA DEL TRABAJO EMITE OPINIÓN ANTE LA EMERGENCIA PROVOCADA POR EL COVID-19

Por: Lcdo. Juan Felipe Santos, Socio Administrador de Jackson Lewis LLC

El 13 de marzo de 2020, la Secretaria del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos, Hon. Briseida Torres Reyes, emitió la Opinión de la Secretaria Núm. 2020-01 (“Opinión”) sobre disposiciones legales y medidas aplicables a la relación obrero-patronal ante la emergencia provocada por el COVID-19. A continuación, un resumen de los puntos más importantes:

  • • Obligación de mantener un ambiente de trabajo seguro y salubre

La Opinión reitera el deber que le impone a los patronos la Constitución de Puerto Rico al igual que leyes federales y locales de brindar a todos los empleados protección contra riesgos para su salud o integridad personal en su trabajo o empleo. También reitera el deber de los patronos de cumplir con las disposiciones de OSHA aplicables a su industria en cuanto a equipo de protección adecuado. 29 U.S.C. §1910.132. Finalmente, hace una exhortación a los patronos de dar publicidad a añadir a sus políticas los consejos de salubridad emitidos por las autoridades pertinentes (CDC, WHO, Departamento de Salud, etc.).

  • • Medidas que pueden implementar los patronos ante la situación de emergencia

Los patronos deben implementar medidas cautelares y preparar un plan para evitar la propagación del COVID-19. Durante la pandemia, los patronos podrán requerirle a sus empleados a no presentarse en el lugar de trabajo si han demostrado algún síntoma o ha estado en riesgo de contagio. Ya que hay una pandemia decretada, las normas establecidas por la ley federal Americans with Disabilities Act de 1990, también conocida como ADA, se flexibilizan. Como resultado, se autoriza al patrono a tomar la temperatura corporal del empleado y solicitar evidencia médica previo a que

un empleado se reincorpore a su lugar de trabajo por ausencias relacionadas a síntomas asociados al COVID-19. También se autoriza a preguntar a los empleados si han experimentado o están experimentando síntomas del virus, siempre y cuando esta información se mantenga de forma confidencial. En caso de ser necesario y viable, se fomenta implementar políticas de trabajo remoto, horarios de trabajo flexibles y/o turnos rotativos para promover un espacio de trabajo con una menor cantidad o volumen de empleados.

  • • Solicitudes que pueden realizar los empleados ante la situación de emergencia

Existen alternativas para que los empleados afectados por la propagación del COVID-19, tales como solicitar un ajuste en su horario de trabajo, reducciones de jornada, cambios de lugar de trabajo o que se lleguen a acuerdos de reposición de horas, según provisto por el Artículo 8 de la Ley Núm. 379 de 15 de mayo de 1948, según enmendada, “Ley para Establecer la Jornada de Trabajo en Puerto Rico”, y el Artículo X del Reglamento Núm. 9017 de 4 de abril de 2018 del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos. El patrono debe responder a dichas solicitudes de la forma provista en la Ley y el Reglamento antes mencionados. La Secretaria exhorta a los patronos a prestar especial atención a estas solicitudes y que las evalúen tomando en consideración las circunstancias especiales de emergencia que vivimos actualmente. Es importante recordar que los patronos no podrán tomar represalias, despedir, suspender o en forma alguna afectar la tenencia de empleo o condiciones de trabajo de cualquier empleado por razón de éste haber presentado una solicitud de modificación de horario, cantidad de horas o lugar de trabajo.

  • • Licencias y beneficios disponibles para los empleados afectados o expuestos al COVID-19

Los empleados no-exentos o que regularmente reciben salario por cada hora trabajada están cubiertos por las disposiciones de la Ley Núm. 180 de 27 de julio de 1988, según enmendada. El Artículo 6 de dicha ley regula las licencias por vacaciones y enfermedad.

El propósito de la licencia por enfermedad es proteger al obrero contra la pérdida de salarios cuando se tiene que ausentar del trabajo por alguna condición de salud. La misma está disponible cuando el empleado se encuentre enfermo, incapacitado o expuesto a una enfermedad contagiosa que requiera su ausencia del trabajo para la protección de su salud y la de otras personas. Además, puede ser utilizada para visitas médicas preventivas, rutinarias o de diagnóstico de condiciones de salud. La Secretaria opina que “los empleados tienen a su disposición el uso de la licencia por enfermedad para atender cualquier ausencia meritoria relacionada al COVID-19”. El uso justificado de la licencia por enfermedad no puede ser utilizado como criterio para evaluar la eficiencia del empleado.

Los empleados del sector privado que trabajen para patronos con más de 15 empleados pueden utilizar hasta un máximo de 5 días acumulados por enfermedad, siempre y cuando mantengan un balance de 5 días, para atender el cuido y atención por razón de enfermedad de sus hijos, hijas, cónyuge, madre o padre, y menores, personas de edad avanzada o con impedimentos sobre las cuales tenga custodia o tutela legal.

Por otro lado, el empleado también puede solicitar licencias por vacaciones para las situaciones que entienda convenientes, lo cual será concedida por el patrono discrecionalmente. Además, el patrono podrá proveer cualquier otro tipo de licencia que haya adoptado en sus políticas de personal. En fin, la Secretaria exhorta a los patronos a proveer herramientas adecuadas para que los empleados puedan atender situaciones médicas

En cuanto a los empleados exentos, o aquellos clasificados como ejecutivos, profesionales y administradores bajo la ley federal Fair Labor Standards Act y el Reglamento Núm. 13 (Quinta Revisión – 2005) del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos, éstos están excluidos de la legislación laboral relacionada a licencia por vacaciones y enfermedad. Por tanto, los derechos de estos empleados son aquellos que surjan del Manual del Empleado, contrato de empleo o de acuerdos pactados con su patrono. La Secretaria exhorta a que los patronos concedan licencia por enfermedad aplicable y de agotarse la misma aplicar cualquier otra licencia provista en las políticas de empleo.

  • • Beneficios adicionales

Empleados exentos y no exentos que padezcan de alguna enfermedad grave de carácter catastrófico pueden recurrir a la licencia especial con paga de hasta 6 días laborables anuales. 29 L.P.R.A. §508 et seq. Asimismo, la ley federal Family and Medical Leave Act, también conocida como FMLA, permite a un empleado ausentarse por un período de 12 semanas dentro de 12 meses, sin paga y con reserva de empleo por diversas razones, tales como caso grave de salud del empleado o familia inmediata (hijos, cónyuge o padres), según definido por dicha ley, entre otros. Esta ley aplica a patronos con 50 o más empleados y a empleados que haya trabajado al menos 1 año para el patrono y al menos 1,250 horas durante el pasado año.

De los empleados necesitar ausentarse al trabajo debido al COVID-19, luego de haber agotado las licencias aplicables, estos podrán solicitar los beneficios de Seguro por Incapacidad No Ocupacional Temporera (“SINOT”), el cual provee beneficio a trabajadores asegurados que han perdido su salario como consecuencia de una incapacidad ocasionada por una enfermedad o lesión que no esté relacionada con el empleo.

Por otro lado, en caso de que se establezca que una exposición o contagio particular con el COVID-19 ocurre en el lugar de trabajo, el empleado podría obtener ciertas garantías y beneficios bajo la Ley del Sistema de Compensaciones por Accidentes del Trabajo, Ley Núm. 45 de 18 de abril de 1935, según enmendada.

Finalmente, si el patrono se ve obligado a cerrar total o parcialmente debido al COVID-19, un empleado pudiera ser elegible a compensación bajo el Seguro por Desempleo, en virtud de la Ley Núm. 74 de 21 de junio de 1956, según enmendada.

4842-0424-9015, v.1